Prenotazione ricorrente

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Cosa sono

Sono dei pacchetti prenotazioni collegate l'una con l'altra che si ripetono nel tempo:

  • Stesso giorno della settimana

  • Stesso orario

  • Stessa durata

  • Stesso prezzo

  • Stesse caratteristiche generali

Questo strumento è molto utile per gestire prenotazioni prenotazioni ricorrenti come tornei, campionati, abbonamenti, lezioni, scuole e così via.

Vantaggi

Poiché costituiscono un pacchetto di prenotazioni collegate, hai la possibilità di effettuare svariate operazioni che altrimenti non potresti compiere:

  • Puoi decidere se modificare le prenotazioni tutte insieme o solo una singola

  • Puoi decidere se modificare solo quelle da una certa data in poi

  • Puoi assegnare dei prezzi in modo personalizzato

  • Puoi usarle per fare un preventivo

Creare una prenotazione ricorrente

Le prenotazioni ricorrenti possono essere create solo in fase iniziale, cioè quando stai prendendo la prenotazione per la prima volta.

Non è possibile modificare una prenotazione già esistente e trasformarla in ricorrente.

I dati che saranno copiati nelle prenotazioni successive sono tutti quelli che stai inserendo dalla maschera di prenotazione, comprese note ed etichette.

Impostare la data di fine

All’interno della maschera di prenotazione:

  • Clicca sul pulsante “scegli una data di fine ripetizione” accanto alla voce “ripetizione settimanale”

  • Clicca il pulsante con il calendario e seleziona la data fino a cui vuoi occupare il campo, cioè la fine della ripetizione

Esempio: Se vogliamo creare una prenotazione ricorrente tutti i mercoledì alle 20.00 fino a fine anno, sarà sufficiente selezionare il 31/12, anche se è un lunedì, e il sistema considererà tutti i mercoledì successivi, fino ad arrivare all’ultimo mercoledì prima del 31/12, ovvero per il 2018 il lunedì 26/12.

Una volta selezionata la data di fine ripetizione:

  • Clicca sul pulsante “applica” per salvare la data

  • Clicca pulsante “prenota”, in basso a destra nel pannello di prenotazione, per proseguire.

Impostare i prezzi

A questo punto comparirà una seconda schermata in cui puoi gestire a piacimento i prezzi del pacchetto di prenotazioni dove in alto a destra puoi vedere il prezzo totale del pacchetto di prenotazioni.

Se devi fare un preventivo, arriva fino a questo punto e utilizza il campo del prezzo totale come indicatore per capire velocemente quanto costa l'occupazione di tutti i campi del pacchetto a partire dalle tue regole di prezzo.

Puoi gestire i prezzi di questo pacchetto selezionando dalla voce “totale abbonamento” l’opzione che ti serve, come spiegato nei paragrafi successivi.

Confermare i giorni

Ogni riquadro di questa schermata rappresenta una prenotazione che il sistema sta per confermare, puoi decidere di togliere la spunta dai giorni che non vuoi inserire nel pacchetto.

Esempio: Se sai in anticipo che il centro sportivo sarà chiuso in uno dei giorni selezionati o se il prenotante ti ha già avvertito della sua assenza in una determinata data, togli la spunta in modo tale da non inserirla nel pacchetto.

Sovrascrivere una prenotazione

Se in una data esiste già una prenotazione il sistema ti avvisa e ti informa chi è che ha già prenotato per quell'occasione.

Le prenotazioni non possono essere sovrascritte.

Salva / Salva e ripeti

Quando hai completato la configurazione dei giorni e dei prezzi di questo pacchetto, devi confermare per fare in modo che le prenotazioni siano salvate in agenda.

  • Se vuoi semplicemente salvare questo pacchetto di prenotazioni ricorrenti, clicca sul pulsante azzurro “conferma

  • Se invece devi replicare lo stesso pacchetto su più campi, clicca sul pulsante conferma e ripeti.

    • Nella maschera che comparirà seleziona tutti i campi su cui intendi replicare il pacchetto e clicca continua.

    • Per confermare la ripetizione, clicca sul pulsante azzurro “conferma”

Questa opzione è fondamentale se per esempio si gioca un torneo alla stessa ora e nello stesso giorno, ma su più campi contemporaneamente, oppure se hai delle lezioni o allenamenti con tante persone che occupano più campi allo stesso tempo.

Gestione dei prezzi avanzata

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Come accennato in precedenza, è possibile gestire i prezzi dei pacchetti di prenotazioni ricorrenti in modo personalizzato e specifico.

Nella seconda parte della configurazione della prenotazione ricorrente, contenente il riepilogo delle prenotazioni da confermare e il totale del pacchetto, trovi il menu a tendina “totale abbonamento” in basso a sinistra.

Prezzi reali

“Prezzi reali” si riferisce all’impostazione predefinita: tutte le prenotazioni assumono il prezzo impostato nella prima maschera di prenotazione.

Quindi, se non è stato già cambiato a mano, questo prezzo sarà quello che hai impostato in base alla fascia e alla categoria di utente.

Selezionando e deselezionando una o più prenotazioni, potrai notare che automaticamente in alto a destra il totale del pacchetto si aggiorna.

Prezzo per prenotazione

Se intendi applicare un prezzo specifico per prenotazione, seleziona l’opzione “io scelgo il costo della singola operazione”.

Esempio: applicare uno sconto partendo dal costo della singola prenotazione 45€ anziché 50€

Comparirà una casella in cui inserire il prezzo desiderato; una volta inserito si aggiorneranno sia i prezzi delle singole prenotazioni che il totale del pacchetto in alto a destra.

Prezzo totale del pacchetto

Se intendi applicare un prezzo generale al pacchetto utilizza l’opzione “Io scelgo il totale”.

Inserendo il prezzo complessivo, il sistema calcolerà il prezzo unitario dividendolo per il numero di prenotazioni con la spunta.

Esempio: Impostando un totale di 100€ per 4 prenotazioni, il prezzo delle singole prenotazioni sarà di 25€. Se ne deselezioniamo una, automaticamente l’importo diventa di 33,33€ a partita.

Scadenze nei pagamenti

Se il prenotante non deve pagare di volta in volta ma in date concordate, è necessario:

  • Impostare tutti i prezzi a 0€

  • Successivamente, utilizzando l’agenda, impostare nella data concordata l’ammontare da ricevere.

Esempio: Vogliamo creare un pacchetto di prenotazioni in cui il pagamento è stato concordato per metà all’inizio e metà alla fine e il totale è stato già concordato.

  • Impostiamo quindi il prezzo del pacchetto a 0€ e confermiamo le prenotazioni con la spunta.

  • A questo punto, nell’agenda, clicca sulla prenotazione iniziale del pacchetto ed inserisci l’importo da pagare, per essere completo inserisci anche un breve testo nelle note che ti ricordi che in questa data è previsto il primo pagamento

    • Quando hai finito salva le modifiche e scegli “modifica solo questa”

  • Adesso clicca sul calendario e seleziona la prenotazione finale del pacchetto in cui è previsto il saldo ed inserisci nel campo “prezzo” l’importo da ricevere e nelle note il tuo promemoria

    • Se nel frattempo ti sei dimenticato il giorno preciso in cui termina il pacchetto non ti preoccupare, lo trovi scritto direttamente in agenda

    • Quando hai finito salva le modifiche e scegli “modifica solo questa”

Variazioni delle tariffe

Potresti avere la necessità di creare un pacchetto di prenotazioni in cui il prezzo è uguale dall'inizio fino ad una certa data in cui la tariffa cambia fino alla fine.

Questa configurazione è molto semplice e veloce:

  • Imposta il prezzo iniziale delle prenotazioni prima della variazione direttamente nella procedura di creazione del pacchetto.

  • Dopodiché, utilizzando l’agenda:

    • Seleziona il giorno da cui parte la nuova tariffa

    • Modifica il prezzo aumentandolo o diminuendolo

    • Quando salvi, scegli l’opzione “modifica tutte le prenotazioni” Applicherai il nuovo prezzo a tutte le prenotazioni future, fino all’ultima del pacchetto

Esempio: Vogliamo creare un pacchetto di prenotazioni a ridosso del cambio con l’ora legale e quindi con prezzo differente per via dell’illuminazione.

Clicca sulla freccia collegata al pulsante “modifica tutte le prenotazioni” per scegliere la data fino a cui desideri applicare la modifica